泸州市建筑企业信息管理系统使用调查

发布时间:2015-12-18 11:20:34   浏览量:[]
                                ————泸州市建筑业协会 张勇
 
一、前言
《2006━2020年国家信息化发展战略》中提到:“信息化是当今世界发展的大趋势,是推动经济社会变革的重要力量。大力推进信息化,是覆盖我国现代化建设全局的战略举措,是贯彻落实科学发展观、全面建设小康社会、构建社会主义和谐社会和建设创新型国家的迫切需要和必然选择。
建筑业属于传统产业,用信息化等高新技术改造传统产业,大力推进国民经济和社会信息化,是覆盖现代化建设全局的战略举措。以信息化带动工业化,发挥后发优势,实现社会生产力的跨越式发展,推进国民经济和社会信息化,是国家发展战略的重要内容。
住建部在《2011-2015年建筑业信息化发展纲要》中强调,十二五期间,我国建筑类企业信息化总目标为:“基本实现建筑企业信息系统的普及应用,加快建筑信息模型(BIM)、基于网络的协同工作等新技术在工程中的应用,推动信息化标准建设,促进具有自主知识产权软件的产业化,形成一批信息技术应用达到国际先进水平的建筑企业”。
二、我市建筑企业信息管理系统运用情况
目前我市建筑企业应用专业软件已十分普及。例如,造价人员使用概预算软件编制施工概预算,施工员使用网络计划软件安排施工进度,设计人员使用CAD图形软件绘制图纸等。通过这些软件的使用,建筑施工项目管理工作的质量和效率有了显著改善。
一些实力雄厚的建筑施工单位,如泸县建安总公司、江南建工、江阳项管等单位已经率先应用计算机技术来辅助进行某些项目管理工作。
根据调查,至今我市没有一家建筑企业真正统一使用信息管理系统进行企业管理。
三、造成我市建筑企业未完全使用信息管理系统的主要原因
(一)思想观念和使用习惯上未能及时转变,部分企业领导重视不够。
(二)建筑施工企业由于各项目分布散,地域性强,前期信息基础硬件环境配置差,往往是项目前期,水、电、网络通信未接入、办公室等条件均未具备,导致施工管理信息系统硬件基础平台在前期无法建立,产生脱节及滞后的现象。
(三)建筑企业管理体制、机构设置和管理行为以及公司内部工作流程等方面与软件管理系统设计的标准化流程(模版)差异较大,可操作性不强。特别是由于工程信息管理未形成制度化、规范化、而且无激励机制,母子公司间、各子分公司、各项目部之间出于狭隘的利益观念,相互封锁信息,导致企业信息渠道不畅。
(四)由于普及信息化知识和技术需要大量的投入,而目前我市建筑企业的信息化程度低,软件环境配置低下,企业的项目部级人员素质普遍不高,虽然管理人员现场实际施工经验丰富,但电脑操作能所力弱、信息管理系统操作经验欠缺,特别是部分中、老年同志不能熟练操作。
(五)软件管理系统是一个基于数据的管理系统,系统始终以数据为核心进行运行。现在有很多软件按企业职能部门进行划分模块,只有一些分散的业务处理系统,系统之间形成一个一个的“信息孤岛“即使好一点的系统实现了信息共享,但这种共享也是低层次的,不具备集成化的特征,不能满足企业对”大数据“的需求,不能为企业战略目标服务。
(六)软件系统因网络方案的计划、网络操作系统的选择、系统开发方法的选择、系统安全性因素以及系统维护方面的原因或缺陷,导致企业不愿意采用企业信息管理系统。
四、企业对信息管理系统的总体需求
(一)满足《2011-2015年建筑业信息化发展纲要》要求
(1)信息基础设施平台:建设与软件应用需求相匹配的企业网络系统,实现与下属企业及项目现场的网络连接。完善安全措施,保障应用系统的高效、安全、稳定运行。
(2)应用系统:企业办公自动化系统。普及应用企业办公自动化系统,提高企业办公效率。
(3)项目综合管理系统:普及应用项目综合管理系统,提升施工项目管理水平。
(4)企业管理信息系统:重点建设并集成人力资源、财务资金、物资材料等三大系统,实现企业管理与主营业务的信息化。    
(5)企业间的协同工作平台:围绕施工项目,逐步建立企业间的协同工作平台,实现企业与项目其他参与方的有序信息沟通和数据共享。
(二)满足上述要求的同时,还应满足企业的以下具体需求:
(1)应用现代信息技术,通过信息技术辅助手段实现项目管理创新,建立覆盖本项目施工全过程的综合项目信息处理系统。 (2)通过信息系统的建立,规范多方协作与管理流程、理顺项目关系人的关系,促进项目管理的规范化、流程化、科学化,实现协作高效、生产安全、成本受控的管理目标。 
(3)提高日常工作与沟通效率,降低管理人的劳动强度,从而提升管理人才的劳动价值、培养一批新型的、适应信息化管理的人才队伍; 
(4)各个软件模块操作简便,管理人员易于上手。 
(5)作业数据保证一次录入,能够快速准确地与其他系统共享相关数据,避免重复性的录入工作。 
(6)管理系统要提供与现在运行系统的接口。
(三)企业需要信息管理系统的解决的主要问题
(1)解决分散作业和集中管理的矛盾。
(2)提高项目成本管理水平。
(3)严格控制资金管理程序。
(4)强化物资管理水平。
(5)提高下包管理水平。
(6)提高项目风险的控制能力。
(7)规范公司管理,实现先进管理模式的固化和复制。
(8)提供大数据分析,为企业领导提供决策参考。
五、企业对信息管理系统的模块需求
(一)成本管理模块
(1)能够具备与合同管理,物资管理,进度管理,设备管理等模块共享数据,相互效验,相互监控,实时记录和采集项目运行过程中的各种经济数据,构建成本管控体系,实现量价双控。具备项目预算成本、目标成本、实际成本(三算对比)的实时在线采集和记录警示功能,对实际成本相对于预算成本或目标成本超出一定偏差的给予显著标识并予以警示;
(2)能够实现集成进度模块合同模块物资模块和实际成本完成对外(分承包,物资材料,设备租赁等)应付款项的自动生成功能。
(3)能够实现成本与不同的财务模块的相互集成,业务数据可自动产生财务数,而不需要二次录入,反过来财务可以追溯到各管理模块。
(二)项目管理模块
以现代项目管理理论为基础,以经营管理、预算管理、成本管理、项目管理体系和核心业务系统为支撑,建立企业级综合管理系统,为决策层和职能管理层提供综合管理平台。整合企业项目与组织分解结构,建立项目核算和管控体系,加强经营、综合和执行计划的管理,实现预算、调度、成本核算和绩效考核的一体化,以及企业层面的统筹、协同、分级管控和资源优化配置。
(三)物资管理模块
(1)能够建立物资价格信息库,所有物资类别码下的物资可以查阅到最新价格及历史供应价格并自动形成该物资的价格变化曲线,并能索引到某价格的供应商信息及合同信息。
(2)在项目部管理人员的物资需求(采购)计划中,应该具备计划量与中标清单相应材料量的自动对比(两算对比),且清单量不可更改,超出一定偏差的应自动有显著的标识提醒计划者和审核者查明原因,并建立可追溯的路径。
(3)现有的大部分系统中材料需求(采购)计划表单设列过于繁琐,没有总计划和分批要料计划,计划量和清单量对比等关键栏目的设置。应按照施工企业常用计划表格并重点要实现计算机能实现自动对比的栏目设置;
(4)在物资采购(招议比)的过程中,能够实现采购价和清单相对应物资价(或物资价格信息库相应物资价)的自动对比,超出一定偏差的应自动有显著的标识。
 (5)能够设立符合各企业贯标管理程序的合格物资供应商评价体系,并建立合格物资供应商库。
(四)招投标管理模块
招投标管理包括投标和招标两个系统。
投标系统是独立的客户关系管理系统,可以满足包括寻项、确立、投标、备用金、报销、保证金、过程文档等投标跟单全过程管理。具备招标信息跟踪管理功能,能够综合反映企业投标工作进展动态,实现企业投标、资审、中标综合项目信息台帐的管理,具有企业关注的投标信息、业主信息、市场信息等综合处理功能,设立了企业投标资源信息资料库、市场价格信息库。提供了对工程用各类主材的市场价格的查询。
招标系统是面向分包商和供应商的独立招标系统,除了可供企业内部寻价、比价外,系统还需要提供分包商和供应商自主在线报价子系统,以满足规模企业多样化的招标要求。
(五)质量、安全管控模块
(1)识别,采集,分类和归依安全技术质量知识,国家和企业的各项安全法规和规章制度,包括企业级的各项施工操作标准、作业指导书、各种技术质量标准等及程序文件,作业指导书等,形成企业的安全技术质量管理知识库供各级管理人员有权限的使用。
(2)能够支持满足本企业按照贯标程序中的表格制作和置入,并完成相应管理流程。
(3)具备各级安全质量检查的文本图片的流转功能。
(六)档案管理模块
档案管理系统帮助企业对工程项目中的图纸、合同、合格证等各种纸质资料,以及现场照片、监控录像等电子资料实现科学、规范的管理。
整合与提升项目文档管理系统。优化文档管理流程,建立管理标准,完善文件编码体系;强化以工作流和状态为核心的过程管理和沟通管理,开发推广文档计划、跟踪、检测等控制功能,实现文档产生、批准、发布、升版、作废的生命周期管理,并逐步实现该系统与其他核心业务系统及企业级管理系统的集成。      
该平台充分借助计算机与现有的网络技术实现对各部门形成的科技类、文书类、公文类等其它类型的档案,从电子文件的形成、收集、整理,最终归档及网上查询利用、借阅统计进行全面管理,实现档案信息管理传输的自动化、文档一体化、共享化,充分利用计算机实现档案管理,取代原有手工管理档案的落后方式,提高工作效率,将档案管理建设成一个先进的、综合的数字化业务系统,从而把档案管理归为企业知识管理系统的重要组成部分。
(七)联营项目管理模块
联营(挂靠)管理可以管理项目联营、劳务分包等各种以向对方收取管理费为主的各类工程项目。系统可以自动计算联营项目的应收、管理费、税金和应付款项,可以做到应付受制于应收,以及联营合同和付款的多级审批,对联营项目较多的企业带来管理上的很大帮助。
(八)人事管理模块
人事管理系统应具备人力资源管理部门的日常事务处理功能,实现各部门的招聘计划及执行、员工的入职调动及离职、培训记录及证书、部门考勤及工资核算发放等业务和档案资料的电子化。
(九)行政办公(OA)管理系统模块
行政办公管理系统提供除项目管理以外的其他企业公共事务的管理,主要包括公共信息、事务安排、办公费用、办公用品、证照、车辆、公告通知、文件收发、网上签报审批等信息管理。能够将企业文件、公告通知,非常便捷地传达给每位员工。只要员工登录信息系统,系统就会提醒是否有新的信息查看。而且,系统管理员能够控制信息的发送对象,并知道信息是否被查看等状态。对网上签报审批功能,只要在系统上签报,并且能看到签报审批已进行到哪一级,并具备电子签字、电子印章功能。
(十)财务系统模块
确保资金管理信息化系统的安全性,是模块设计过程中必须关注的重点。从企业资金管理的实际需求出发,一般可以将企业的资金管理信息化系统分为账户管理、银企直联、资金结算、融资管理、资金计划和资金报表等六大功能模块。
(1)账户管理模块。账户管理模块主要是通过规范企业的银行账户开立、变更和撤销的审批流程和集团总部把控银行账户的使用权限的分配,牢牢牵住了“银行账户”这个“牛鼻子”,从源头上强化资金集中管理,盘活存量资金。通过对银行账户管理申请单的功能设置,可以进行账户余额统计、目标余额管理、账户余额预警、银行账号统计、内部账户金额冻结、计息管理、日均存量统计等功能,实时反映企业的银行账户个数、资金存量余额、可调用资金余额、成员单位资金存量等情况,并通过移动通讯技术和资金管理信息化系统的有效结合,将资金管理的关键指标以短信息提示,定时、及时和准确上报给领导,以便领导随时、随地掌控企业资金运行现况,便于及时决策。
(2)银企直联模块。银企直联模块主要是将信息化系统资金收支功能与银行前置机进行联通,在运行安全的情况下,企业可以直接通过系统平台进行资金支付、对账单下载、支付指令状态查询和下载、银行账户余额查询等。在银企直联应用方面,企业要强化安全管理,建立防火墙,并邀请外部专家专门对系统运营环境和安全措施进行验证和评估,确保资金运行安全。
(3)资金结算模块。资金结算模块是资金管理信息化系统的重要组成部分,是形成数据库的关键节点,是开展资金日常管理工作的重要平台,也是实现企业财务业务资金一体化的关键环节。该模块主要包括资金收款、资金付款、资金调度、资金上收和资金下拨、银行自动对账等日常业务。在该模块设计过程中,我们将内部控制流程嵌入其中,确保了资金支付安全。同时,为提高工作效率,该模块实现了财务单据自动生成、记账凭证自动生成功能,减少了一线财务人员的工作量。在设计过程中,我们通过对关键字段的标准化设置和控制,实现日常资金收支业务与资金计划管理相结合,与项目的资金净现金流量相结合,及时预警,即时反馈项目资金情况,基本解决了项目现金流信息滞后的现象。该模块与项目综合管理系统、收付业务一体化系统融合后,基本可以实现业务数据、财务数据的共享、共用,避免“信息孤岛”。
(4)融资管理模块。融资模块主要是管理企业的银行授信、融资业务办理、借款归还和到期预警,以及监控下属单位各种融资业务办理情况。通过该模块的报表汇总筛选功能,我们能及时知道企业集团带息负债和银行授信额度使用等情况,通过提前预警功能设置,我们能及时知道企业近期带息负债到期时间和还款额度,以便及时安排资金归还,确保银行信誉。同时根据生产经营情况,妥善安排融资结构和融资估摸,把握融资节奏。
(5)资金计划模块。资金计划模块是管理一定时期内的资金收支预算的编制、审批及控制业务,主要是通过《资金支出预算审批表》的编制填写、逐级汇总上报和计划审批等流程,能及时把控预算期内资金收支情况,把握资金流向。在设计过程中,我们强化了该模块与资金结算模块内在关联性,通过计划控制等功能,实现资金“先收后支、以收定支”。同时,我们通过对预算收支执行情况分析,及时反馈各单位资金计划的准确性,提高资金的使用效率。
(6)资金报表模块。资金报表模块是资金管理信息化系统的精华,是资金数据的集成,是数据转化成信息的关键平台,也是领导进行决策的重要依据。我们可以在日常管理报表的基础上,初步设计《货币资金分布统计表》、《货币资金统计表》、《结算中心存款统计表》、《内部单位借款统计表》、《资金受限银行账户统计表》、《每日银行存款、集中率、上存率统计表》、《资金存量预警分析表》、《债务情况统计分析表》、《资金周报》等资金管理报表,以此来满足管理的需求。
(十一)设备管理模块
设备管理系统围绕公司企业设备管理搭建了一个统一管理的平台,实现了设备的统一调拨和跨项目的管理。提供了设备分类管理、统一编码、设备使用计划制定、设备调拨调配、设备运行、设备维修、维护记录、设备租赁、设备备品、备件管理等功能,设备管理系统中具有规范完善的设备台帐管理方式。实现了各种计划、申请、报废、调拨的网上审批等,提供了设备动态分布台帐、设备运行及维保统计、设备单机核算、设备租赁费用结算等相关统计分析功能。同时设备成本核算实现了与成本系统的数据接口,设备成本数据直接参与项目成本分析。
(十二)租赁管理模块
(十三)合同管理模块
( 1)建立企业级的工程项目信息收集系统,由此延伸至工程项目的跟踪,投标,直至中标的全过程的记录评价功能。
(2)具备各类合同信息台账录入和合同文档管理功能;完成合同评审管理、合同签订审批管理功能。能够实现中标工程项目的清单量与价的导入。
(3)具备实现项目建设单位承包合同、内部承包合同、劳务分包合同,采购合同及项目其它各类型合同的分类管理,能够从上述合同中自动索引出劳务队,供应商等基本信息及招投标情况;能够设立符合各企业贯标管理程序的合格分承。
(十四)固定资产管理模块
以企业固定资产为管理对象,以资产台帐为基础,通过对固定资产运转生命周期和经济生命周期进行动态、可视化管理,为建筑企业搭建起规范化、体系化、协同化资产管理信息化平台。 

  通过延伸资产合并拆分、资产出租等管理业务,与相关系统进行集成应用,有利于创新资产管理模式,实现降本提效增效益,提升煤炭企业资产综合管理水平,并为建立资产长效管理机制打下良好基础。
(十五)辅助决策模块(领导报表查询)
(十六)进度管理模块
(1)能够有成熟的工具级计划进度管理软件实现单项目的总计划和各分部分项计划的进度计划横道图,网络图的编制,并在分部分项的进度计划中以物资和劳动力为驱动资源为数据,以实际消耗的资源的百分比或图示显现项目进度总计划和各分部分项计划的完成情况,
 (2)对实际完成量与计划进度超过一定偏差的应有显著的警示标识,并可通过该警示标识索引追溯物资供应过程或劳动力数量或设备配置状况,并提示影响完成进度的主要原因。
 (3)能够实现项目对业主方,分承包(劳务)方的进度报表(产值)的统计生成。
(十七)风险预警管理模块
(1)支持多项目进度管理风险预警功能,并可追溯影响的条件; (2)具备项目合同变更风险预警、合同支付(劳务,分承包,物资,设备租赁等)提前预警的功能,并可追溯风险源;
(3)具备成本执行风险预警功能,当实时的实际成本超出预算成本(目标成本)一定偏差时,能有向有关职能部门、主管领导实时警示的功能;
六、企业信息化管理系统实施原则 
(一)总体规划,分步实施;核心业务,先行建设 企业信息化的最终目标是建设覆盖公司、子分公司、和项目部的管理信息系统;首先就要重视总体规划,核心关注信息化的全局性和系统性,特别要防止后期建设过程中的信息孤岛发生;具体实施要分步进行,分步的原则主要参照各个管理系统的重要性、紧急性、现实性等因素来决定;其中施工企业的核心业务成本管理先行建设。 
(二)专业成熟,重在应用。针对实际,强调实效 选择的专业的软件厂商是信息化建设成功的基础,重在应用效果是衡量信息化绩效的主要评价指标。坚持信息化建设的基本规律和企业发展战略相结合;坚持先进的IT技术与公司战略相结合,防止片面追求“高、精、尖”和“大而全”。
(三)先热后冷。遵循价值大小决定建设先后的原则。信息化围绕核心业务开展,方能为企业创造最大价值。因此,应围绕核心业务管理开展信息化建设,先将企业关注的业务进行信息化,取得一定效果后逐步拓展到外围业务和辅助管理内容。
(四)先现实后理想。先易后难,小步快跑,每一个步骤都有效果,有成绩,可以让企业对信息化保持持久的激情和动力。由浅到深,有粗到细。先通过信息化实现比较浅、比较粗的业务,取得成绩后,再实现比较深、比较精细的业务管理,逐步达到最初预定的理想状态。 
(五)先结果后过程。同样讲的是难易程度,第一步先将结果管理起来,解决由无到有的问题,第二步再实现结果的来源―――即过程的管理。
(六)先纵向后横向。先进行纵向业务的信息化。纵向业务一般局限于职能部门的体系内部,信息化做起来相对参与人员少、协调容易、业务相对简单容易取得成功。 后横向:在纵向业务都完成以后,再从横向上将各纵向系统的数据进行共享,从而完成整体的的信息化建设。
(七)先标杆后推广。信息化建设是一个逐步提升的螺旋式上升过程,循序渐进、逐步提高符合发展规律。同时,应在企业内选择管理基础和信息化基础都比较好的单位进行试点,起到标杆示范作用,引领带动企业整体信息化水平的逐步提升。
七、结束语
工程项目信息化管理系统对企业提高管理水平,降低成本,规范管理具有重要意义,由于项目信息化管理系统涉及企业主要管理部门和项目部管理人员,人员多,操作水平参差不齐,因此必须抓住整个系统的关键点和关键流程,以点带面,各个模块以简带繁,狠抓各个模块间的数据集成,加强模拟运行,及时发现问题解决问题,再逐步推广,真正使得工程项目信息化管理系统对提高企业的管理水平发挥应有的作用。 

 
展开
网络经济主体信息

川公网安备 51052102510563号